» Habitualmente durante la jornada de trabajo debemos gestionar reuniones, a sabiendas que no siempre de las mismas surge el resultado esperado … «
Acá unos #TIPS para generar PRODUCTIVIDAD
- AGENDA: La convocatoria tiene que ser mediante un medio escrito (ej: e-mail, outlook, calendario de Gmail), contar con lugar/fecha/hora y duración aproximada, para que todos los participantes puedan administrar el tiempo.
- OBJETIVO: Cada reunión debe un objetivo claro. Anticipar los temas a tratar en la convocatoria favorece hacer foco y evita dispersarse.
- RESPALDO: La persona a cargo de la coordinación debe solicitar a los participantes que concurran con todo lo necesario para la reunión. Ejemplo: material de presentación, documentación, punteo de inquietudes, etc. También, de ser necesario, prever que estén presente la jarra de agua, el café y equipamiento tecnológico.
- PUNTUALIDAD: Esforzarse por comenzar a tiempo y con todos los participantes, asegura el aprovechamiento de los recursos personales y del negocio. Las limitaciones por la tardanza, a veces nos obliga a tomar decisiones apresuradas.
- CONDUCCIÓN: Las reuniones no fluyen naturalmente hacia los objetivos planteados. Conspiran contra la eficiencia: interrupciones en el diálogo, teléfono, etc. Por lo cual siempre es conveniente que haya un conductor que se responsabilice por el cumplimiento de la agenda, accione como mediador y oriente al equipo hacia los objetivos planteados.
- CIERRE: Poner un punto final, recapitulando los temas tratados y las decisiones tomadas. Enumerar los puntos y evacuar cualquier duda al respecto. Un cierre formal habilita la apertura de próximos temas, tareas y acciones a continuar y compromisos a cumplir.
- MINUTA: Las reuniones son un medio para resolver problemas, encontrar puntos en común y trazar estrategias para el futuro. De esta forma, su objetivo no concluye con el fin del encuentro. Es necesario que haya un responsable que se asegure de comunicar formalmente lo tratado, para lo que una minuta o síntesis de la reunión es la herramienta indicada.
Entrenate, preparate… ponelo en práctica.
¡Ganale al prueba y error!
#clicktime
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